PMS : les 7 documents incontournables pour passer un contrôle DDPP sereinement

Lors d’un contrôle de la Direction Départementale de la Protection des Populations (DDPP), l’inspecteur ne se contente pas d’observer vos locaux. Il vérifie avant tout que votre Plan de Maîtrise Sanitaire (PMS) est complet, à jour et appliqué au quotidien. Manquer un seul document peut entraîner une mise en demeure, voire une fermeture administrative en cas de récidive.

Chez Excellenc’Hy, nous accompagnons chaque semaine des restaurateurs, hôteliers et traiteurs confrontés à ce contrôle. Voici les 7 documents incontournables que l’inspecteur demande systématiquement — et comment les tenir correctement.

1. Le document de description de l’établissement

C’est la pièce maîtresse de votre PMS. Elle décrit l’activité exercée, les locaux, les équipements, les flux (matières premières, déchets, personnel), les produits utilisés et les procédures de nettoyage. Elle doit être datée, signée par le responsable d’exploitation et mise à jour à chaque modification significative (nouveau fournisseur, changement de carte, travaux…).

Ce que l’inspecteur vérifie : cohérence entre la description et la réalité sur le terrain, mention des allergènes, identification des zones à risque (préparations à froid, cuisson, stockage).

2. L’analyse des dangers (démarche HACCP)

Pour chaque étape de votre processus de fabrication, vous devez identifier les dangers biologiques, chimiques et physiques, évaluer leur gravité et leur probabilité, puis définir les mesures de maîtrise. Ce document formalise votre raisonnement sanitaire.

Il n’est pas obligatoire de suivre la méthode HACCP à la lettre pour les petites structures, mais l’analyse des dangers reste obligatoire depuis le décret du 8 octobre 2013. L’inspecteur s’attend à trouver au minimum une matrice dangers/maîtrise par étape clé.

3. Le plan de nettoyage-désinfection (PND)

Document très demandé, souvent incomplet. Il doit préciser pour chaque zone et chaque équipement :

• la fréquence de nettoyage (quotidien, hebdomadaire, mensuel) ;
• les produits utilisés (détergent, désinfectant) avec leurs concentrations ;
• le matériel (lavette dédiée, brosse, autolaveuse) ;
• la personne responsable.

Un PND générique téléchargé sur Internet sans adaptation à votre établissement est immédiatement repéré. Personnalisez-le : noms des zones, horaires réels, produits effectivement en stock.

4. Les fiches de traçabilité

La traçabilité « un pas en avant, un pas en arrière » est une obligation légale. Vous devez pouvoir identifier l’origine de chaque matière première et, le cas échéant, retrouver les clients auxquels un produit a été servi.

Concrètement, conservez :

• les bons de livraison et étiquettes fournisseurs ;
• les fiches de fabrication pour les préparations maison ;
• les registres de service (numéro de lot, date de production, DLC/DDM).

La durée de conservation minimale est de trois mois pour les denrées périssables, sauf dispositions spécifiques.

5. Les relevés de températures

Chaque enceinte froide (réfrigérateur, chambre froide, vitrine réfrigérée) et chaque équipement de maintien au chaud doit faire l’objet de contrôles réguliers. Les températures doivent être enregistrées sur des supports traçables : cahier papier, application numérique ou enregistreur automatique.

Seuils à respecter :

• Réfrigération : +4 °C maximum (denrées fraîches) ;
• Congélation : -18 °C ou moins ;
• Maintien au chaud : +63 °C minimum.

L’inspecteur vérifiera la fréquence des relevés, la présence d’actions correctives en cas d’écart, et la calibration des thermomètres.

6. Les preuves de formation du personnel

Le décret n° 2011-731 impose qu’au moins une personne par établissement soit formée aux bonnes pratiques d’hygiène. Cette formation doit être renouvelée tous les 5 ans (ou 3 ans pour les établissements de santé).

Conservez les attestations de formation, le registre de présence des sessions internes et tout document prouvant que l’ensemble du personnel manipulant des denrées alimentaires a reçu une information adaptée à ses tâches.

7. Le registre de gestion des non-conformités

Tout écart par rapport à vos procédures (rupture de chaîne du froid, produit périmé détecté, contamination croisée, plainte client) doit être consigné avec :

• la description du problème ;
• la date et l’heure ;
• l’action corrective immédiate ;
• la mesure préventive pour éviter la récidive.

Un registre vide ou inexistant est un signal d’alarme pour l’inspecteur : cela suggère que les problèmes ne sont ni détectés ni traités.

Comment se préparer avant le contrôle ?

Rassemblez ces 7 documents dans un classeur ou un dossier numérique accessible en moins de 2 minutes. Faites une auto-évaluation : chaque document est-il daté de moins de 12 mois ? Correspond-il à la réalité de votre cuisine aujourd’hui ?

Chez Excellenc’Hy, notre diagnostic gratuit en 2 minutes vous donne un premier aperçu de votre niveau de conformité. Pour un audit complet de votre PMS, nos auditeurs interviennent sur site dans toute la France.

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